Política Privacidad Empleados

Empleados de Empresas: Política de privacidad

Una de las principales obligaciones de las empresas respecto a la Ley de Protección de Datos (LOPD) es la de regular correctamente las relaciones con terceros: proveedores, clientes, usuarios, etc, con el fin de evitar riesgos inherentes a estas relaciones y hacer un seguimiento adecuado de las incidencias para que en el caso de que estas se produzcan poder determinar correctamente las responsabilidades en el caso de una incorrecta gestión de la información o una mala práctica profesional.

Destaca especialmente en este ámbito el papel de los empleados, ya que son usuarios habituales y continuos de toda la información que circula por la empresa, incluyendo por supuesto una gran cantidad de datos de carácter personal, y están por tanto afectados por las obligaciones impuestas tanto por la LOPD como por su reglamento de desarrollo. Una de estas obligaciones sería la del Deber de Secreto (art. 10 LOPD):

El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo.

Es por eso que la empresa deberá recoger el compromiso de confidencialidad y las políticas de privacidad, incluyendo el manejo de material informático por parte de los usuarios en algún momento de la propia relación laboral: bien en el contrato de trabajo, como parte del clausulado general o bien en el momento de la adecuación a la normativa con algún tipo de documento ad-hoc.

¿Y si el empleado se niega a firmar?

En el caso de que los trabajadores o colaboradores se negasen a firmar cualquier “Acuerdo de confidencialidad” o comunicación escrita donde se regule la política de empresa, esta se podría ver sancionada en caso de inspección de la administración, ya que en este tipo de procesos el responsable del fichero (es decir, la empresa) es el único responsable posible de cualquier sanción.

Por ello, las empresas deben disponer de una Política de Empresa que regule los procesos, responsabilidades, etc. de los trabajadores para con la empresa y viceversa, y que cumpla con los requerimientos de las diversas leyes que les afecten, siendo la empresa la responsable de informar y formarlos para que sepan que riesgos corren y a que sanciones quedan sujetos.

Con lo cual, cualquier incumplimiento por parte del trabajador del reglamento interno de la empresa y sus modificaciones, supondría un incumplimiento del Convenio Colectivo correspondiente, considerado como falta grave o muy grave, la cual podría suponer causa de despido disciplinario. Por otro lado, el supuesto de negación de la obligación de aceptar la Política, presupone Abuso de confianza y mala fe, lo que supone causa de despido procedente.

Sentencias judiciales

Hemos visto las últimas semanas varias casos de sentencias judiciales que parecen limitar la capacidad del empresario para acceder y controlar los sistemas de información que usan sus empleados, con lo que a primera vista nos encontramos con una contradicción: por una lado la empresa es responsable de los actos contrarios a la LOPD cometidos por sus empleados, por el otro parece limitada en su capacidad de control, lo que nos llevaría a una situación aparente de indefensión.

Aclaremos que detrás de titulares del tipo “El empresario no puede acceder al ordenador de sus empleados” hay casi siempre un incorrecta política en esta materia, es decir, si el empresario no se ha preocupado de poner por escrito las correspondientes “políticas de uso de los medios informáticos” y “políticas de privacidad”, de tal forma que el empleado sea consciente de que el uso del equipo informático debe ser, exclusivamente, para llevar a cabo las actividades necesarias en el desarrollo de sus funciones dentro de la empresa, es entonces cuando puede encontrarse con problemas a la hora de denunciar un mal uso de dichos equipos.

Un ejemplo reciente

El Procedimiento Nº PS/00355/2010 instruido por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) contra una empresa por llevar a cabo una auditoria informática en el ordenador de un empleado que sirvió de justificación para su despido disciplinario por uso abusivo de Internet, termina con una sanción de 60.101,21 € por una infracción del artículo 6.1 de la LOPD.

La AEPD aclara, citando una sentencia del Tribunal Supremo, que

El empresario tiene que controlar el uso del ordenador, porque en él se cumple la prestación laboral y, por tanto, ha de comprobar si su uso se ajusta a las finalidades que lo justifican, ya que en otro caso estaría retribuyendo como tiempo de trabajo el dedicado a actividades extralaborales. Tiene que controlar también los contenidos y resultados de esa prestación.

Sin embargo tanto la jurisprudencia del Tribunal Supremo como el gabinete jurídico de la AEPD reconocen la necesidad de una actividad informativa por parte del empresario de la posible actuación intrusiva de comprobación del empleo de las herramientas informáticas facilitadas a los trabajadores.

No se trata de valorar la pérdida de productividad o el posible riesgo para la empresa del acceso a ciertas páginas, asuntos en los que la AEPD no entra por no ser claramente de su competencia, sino de considerar la conclusión del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Valenciana que determinó que la empresa “no ha establecido previamente las reglas de uso de esos medios- con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales- ni ha informado a los trabajadores de que se instauraría un control y de los medios que fuera a aplicar en orden a comprobar la corrección de los uso, así como de las medidas que se adoptarían en su caso para garantizar la efectiva utilización laboral del medio informático”, por lo que concluye que existe una violación del derecho a la intimidad del trabajador y determina que “la prueba debe reputarse ilícitamente obtenida”.