Notificar inscripción, modificación o supresión de un fichero

¿Cómo se notifica la inscripción, modificación o supresión de la inscripción?

Para realizar la inscripción inicial del fichero y, en su caso, la posterior modificación o supresión de la inscripción, en la página web de la AEPD se encuentra disponible el formulario electrónico a través del que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos (aprobado mediante Resolución de la AEPD de 12 de julio de 2006- B.O.E. 181 de 31 de julio).

Este formulario permite la presentación de forma gratuita de notificaciones a través de Internet con certificado de firma electrónica. En caso de no disponer de un certificado de firma electrónica, también puede presentar la notificación a través de Internet, para lo cual deberá remitir a la Agencia la hoja de solicitud correspondiente al envío realizado debidamente firmada. Por último, puede optar por el modo de presentación en soporte papel.

Así mismo, permite notificar de forma simplificada una serie de ficheros relacionados con la gestión de comunidades de propietarios, clientes, libro recetario de las oficinas de farmacia, pacientes, gestión escolar, videovigilancia, nóminas y recursos humanos de titularidad privada y con los de recursos humanos, gestión del padrón, gestión económica o control de acceso, en el caso de ficheros de titularidad pública. En el supuesto de que ninguna de las notificaciones tipo previstas por la AEPD se adapte al fichero que pretende notificar, podrá seleccionar la opción de notificación normal.

Para modificar la inscripción de un fichero previamente inscrito en el RGPD, se deberá cumplimentar el formulario electrónico, la hoja de solicitud, el apartado de Modificación de la inscripción del fichero, indicando el código de inscripción asignado por la Agencia y señalando aquellos apartados que se modifican respecto a la notificación anterior, según las instrucciones que acompañan al modelo.

Los apartados señalados que se pretendan modificar, deben cumplimentarse por completo, indicando todos los datos y no sólo los modificados respecto a notificaciones previas, ya que esta notificación es sustitutiva a efectos de inscripción en el RGPD. Así mismo, únicamente se cumplimentarán los apartados que hayan sido señalados para su modificación en el apartado Modificación de la inscripción del fichero.

En el caso de que se notifique la supresión de un fichero, deberá cumplimentarse, la hoja de solicitud y el apartado de Supresión, indicando el código de inscripción del fichero asignado por la Agencia. También se deberá indicar el motivo de la supresión en el texto correspondiente y el destino de la información en el siguiente campo. Si se va a proceder a destruir el fichero, se deberán indicar las previsiones adoptadas para ello.

La notificación de un nuevo fichero o tratamiento nunca invalida o sustituye a una inscripción previa. Si no se notifica una solicitud de supresión de la inscripción anterior se produciría un duplicado de la inscripción.

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